Apakah perlu menyusun struktur organisasi sebuah bisnis meski baru dijalankan oleh 3-4 orang saja?

Pertanyaan seperti ini mungkin yang akan terlintas dalam pikiran kebanyakan entrepreneur yang baru memulai usahanya. Mereka mengaggap bahwa jumlah tim yang mereka miliki saat ini masih belum siap dengan berbagai struktur organisasi layaknya sebuah perusahaan. Namun sebenarnya hal ini sangat diperlukan. Membangun struktur organisasi bisnis sejak awal merupakan sebuah langkah yang harus diambil sejak awal sebuah bisnis didirikan, mengapa?

Kebanyakan entrepreneur memang sedikit malas dengan segala sesuatu yang sifatnya organisasi yang sepintas terlihat rumit dan tidak urgen. Mereka lebih banyak mencurahkan waktu dalam kegiatan bisnisnya, membangun strategi-strategi baru dalam pemasaran, menginovasikan produk dan jasa mereka dan mengabaikkan yang satu ini, yaitu pengembangan organisasi bisnis. Mereka berpikir untuk apa memikirkan hal itu sementara mereka masih bekerja dalam tim kecil. Toh tidak akan memadai untuk sebuah struktur organisasi bisnis yang lengkap.

enter image description here

Jika anda termasuk seorang entrepreneur yang visioner, maka anda seharusnya sudah mulai membayangkan bisnis anda di masa depan. Dan untuk itu anda harus mulai menerapkan sebuah struktur organisasi yang jelas. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasikan bagian-bagian dari bisnis tersebut dan mengupayakan bagian-bagian tersebut dapat dijalankan dengan baik dalam sebuah kesatuan. Hal ini diperlukan adanya skema dan gambaran besar sebuah bisnis yang dipetakan dalam sebuah struktur organisasi yang memadai. Dengan cara demikian kita bisa mengelola setiap fungsi dari bagian-bagian bisnis kita secara optimal.

Sebagai langkah awal, anda bisa membagi fungsional bisnis anda menjadi 4 bagian yaitu marketing, keuangan, produksi atau operasional, dan sumber daya manusia. Ini merupakan 4 pilar utama sebuah bisnis. Jika kita tidak mengidentifikasikan seluruh bagian ini dan mengusahakan agar seluruh bagian ini bisa berkolaborasi secara optimal, maka bisnis tersebut rawan untuk mengalami kegagalan. Agar seluruh elemen bisnis tersebut dapat bekerja secara optimal, maka diperlukan peran fungsional manajemen untuk setiap bagian tersebut (direktur pelaksana).

Jadi bagan organisasi yang paling mendasar yang bisa dibentuk adalah:

  1. CEO (Chief Executive Officer), yang membawahi peran fungsional berikutnya, yaitu:
  2. Direktur Marketing, menangani penjualan, promosi, dan layanan pelanggan.
  3. Direktur Operasional, menangani bagian produksi / kualitas dan inovasi produk atau jasa.
  4. Direktur Keuangan, menangani manajemen keuangan bisnis.
  5. Direktur SDM yang menangani perekrutan dan pelatihan.

Jika bisnis anda masih dijalankan dalam sebuah tim kecil yang beranggotakan sekitar 2-3 orang struktur organisasi yang paling mendasar ini tetap harus ada. Hanya saja beberapa peran bisa dipegang oleh satu orang untuk sementara waktu. Hal ini demi memastikan bahwa setiap bagian inti dari sebuah bisnis ada yang bertanggung jawab dan mengelolanya dengan baik.

Jika bisnis berkembang dan tim bisnis bisa ditingkatkan, maka struktur organisasi yang dasar diatas bisa dikembangkan dan dibuat secara mendetail. Misalnya: dibawah peran direktur marketing terdapat subfungsi promosi, customer service, dan bagian penjualan yang dipimpin oleh orang yang berbeda. Jadi seiring dengan berjalannya waktu, setiap fungsi dan subfungsi tersebut bisa ditempatkan orang yang berkompeten dan mampu menjalankan tanggung jawabnya dengan baik.

Dengan berjalannya bisnis dan operasional bisnis, setiap orang yang mendapatkan peran fungsional masing-masing mencatat setiap tugas dan tanggung jawab serta bagaimana cara menjalankan tugas dan tanggung jawabnya tersebut secara detail dan jelas. Hal ini diperlukan untuk membentuk sistem bisnis sejak awal, sehingga nantinya bisa dijalankan oleh orang lain pada saat bisnis mulai berkembang dan tim bisnis semakin banyak.

Tim bisnis yang inti mulai mendelegasikan tugas-tugas operasional demi memegang peran yang lebih strategis sambil menyusun sistem bisnis (SOP) yang berkaitan dengan peran fungsionalnya tersebut. Usahakan agar duplikasi juga dijalankan oleh setiap orang yang bertanggung jawab untuk setiap peran fungsi dan sub-fungsi, yaitu dengan mengikuti sistem yang dibuat oleh pemegang peran sebelumnya dan mengupdatenya agar bisa lebih baik dan relevan dengan perkembangan jaman.

Dengan berpedoman pada fungsi-fungsi dasar sebuah bisnis inilah banyak dari para entrepreneur yang baru menyadari bahwa mereka seringkali melewatkan salah satu fungsi dasar sebuah bisnis sehingga membuat bisnisnya sulit untuk berkembang. Banyak dari para pebisnis yang hanya fokus pada bagian operasional, namun tidak memperhatikan masalah keuangan dan SDM. Sementara yang lain hanya fokus pada keuangan dan operasional, namun tidak memiliki waktu dan pengetahuan dalam hal marketing dan penjualan, sehingga bisnis mengalami stagnasi.

Inilah alasan dibalik pentingnya sebuah organisasi bisnis yang dirancangkan dan dijalankan sejak awal. Dengan cara demikian sebuah bisnis bisa dipersiapkan untuk bisa dijalankan dengan menggunakan sebuah SISTEM dan pendelegasian secara cepat. Dalam jangka panjang sistem akan terus berkembang dan akhirnya si pemilik bisnis sudah tidak lagi secara langsung terlibat dalam detail kegiatan operasional bisnis.

Semoga tulisan ini bisa memberikan inspirasi kepada anda yang sedang menjalankan bisnis atau ingin merintis sebuah bisnis, agar anda bisa mendapatkan sebuah arah bisnis yang benar...

Last edited 08 December 2014